Ο δρόμος για την επαγγελματική επιτυχία είναι στρωμένος με αμέτρητα mail. Αλλά είναι και ένας δρόμος γεμάτος λακκούβες. Πρόσεξε μην πέσεις. 

Θα πατήσεις το create, το reply και το send button αμέτρητες φορές. Η αποστολή mail κατά μέσο όρο καταλαμβάνει το ¼ των ωρών που δουλεύεις. Οπότε γιατί δίνουμε τόσο μικρή προσοχή σε αυτό; Συγκεντρώσαμε, όχι ένα, όχι δύο αλλά 10 κανόνες που πρέπει να ξέρεις για να μην πέσεις σε ολισθήματα σε αυτό τον δρόμο από mail που έχεις να διανύσεις.

1. Δώσε σημασία στον τίτλο.

Έχει το mail σου κεντρικό θέμα; Γράψ’ το στον τίτλο. Έτσι βοηθάς τον παραλήπτη να βρει το mail σου αργότερα ή ακόμα και μετά από μήνες στη λίστα με τα mail. Και κάτι που μπορείς να αποφύγεις: μη βάζεις ονόματα από site στο πεδίο του τίτλου, γιατί μπορεί να καταχωριστεί το mail ως spam ή διαφημιστικό. Π.χ. μη βάλεις: «Ερώτηση για το kariera.gr».

2. Χρησιμοποίησε μια αξιοπρεπή διεύθυνση mail.

Αν το στέλνεις εκπροσωπώντας την εταιρεία σου, στείλ’ το από τον εταιρικό σου λογαριασμό εφόσον έχεις τέτοιον. Αν δεν έχεις ή το στέλνεις ως ιδιώτης, φτιάξε μια σοβαρή προσωπική διεύθυνση με το ονοματεπώνυμό σου. Το [email protected] ή [email protected] δεν νομίζω να κερδίσουν τις σωστές εντυπώσεις.

3. Με εκτίμηση, ποιος;

Στη ίδια φιλοσοφία με το από πάνω tip, φτιάξε υπογραφή. Μην υπογράφεις μόνο με το ονοματεπώνυμό σου, βάλε και την ιδιότητά σου, το επάγγελμά σου, ή αν δεν εργάζεσαι ακόμα βάλε τις σπουδές σου, μαζί με στοιχεία επικοινωνίας (το τηλέφωνό σου δεν είναι κακή ιδέα). Μην το παρακάνεις βάζοντας πολλά λογότυπα και εικονίδια.

4. Πρώτα βάλε την επισύναψη, μετά γράψε το κείμενο του mail, και στο τέλος βάλε τον παραλήπτη.

Με αυτή τη σειρά! Στο λέμε μετά από αμέτρητα mail που έχουμε στείλει λειψά ή χωρίς επισύναψη. Μπορεί να πατήσεις το send κατά λάθος χωρίς να έχεις τελειώσει τις επισυνάψεις ή το κείμενο. Οπότε αν βάλεις στο τέλος τον παραλήπτη, γλιτώνεις αυτό το στραβοπάτημα.

5. Με την καλή έννοια.

Μερικές φορές ο γραπτός λόγος μπορεί να παρεξηγηθεί, αφού δεν έχουμε μπροστά μας τον συνομιλητή μας να βλέπουμε συναισθήματα και διαθέσεις. Οπότε πρέπει να είμαστε έξτρα προσεκτικοί στο τι γράφουμε. Για να αποφύγεις αυτή τη λακκούβα, προτείνω: α) μην κάνεις πλάκα στο mail αν δεν γνωρίζεις καλά τον παραλήπτη, β) απόφυγε λέξεις που είναι πολύ αόριστες ή έχουν διπλή σημασία, γ) να είσαι όσο πιο σαφής γίνεται, δ) χρησιμοποίησε θετικές λέξεις όπως «ιδέα», «παρακαλώ», «βελτίωση», «ευχαρίστως» κλπ.

Διαβάστε περισσότερα >>